Työnhakijoiden tietosuojailmoitus
Tässä tietosuojailmoituksessa kerromme miten NetNordic Finland Oy käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja.
Kunnioitamme työnhakijoiden yksityisyyttä ja meille on tärkeää, että he voivat luottaa henkilötietojaan käsiteltävän rekrytointiprosessin aikana ja tarvittavan ajan sen jälkeen tietosuojalainsäädäntöä sekä alan parhaita käytäntöjä noudattaen. Toteutamme jatkuvia toimenpiteitä ylläpitääksemme korkeaa tietosuojan tasoa ja varmistaaksemme henkilötietojen parhaan mahdollisen suojan.
1. Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella tietojani käsitellään?
Työnhakijatietoja kerätään kohdistetuissa rekrytoinneissa ja avoimissa rekrytoinneissa tarkoituksena suorittaa rekrytointi ja siihen liittyviä toimenpiteitä, kuten hakijoiden vertailu.
Henkilötietojen käsittely rekrytointiprosessin aikana perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdan b mukaisesti sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen.
Mikäli työnhakija antaa järjestelmässä suostumuksensa tietojen käsittelyyn muita, kuin varsinaisesti hakemaansa tehtävää varten, käsittely perustuu näiltä osin annettuun suostumukseen. Rekrytoinnin päätyttyä hakijoiden henkilötietojen säilyttäminen määräajan on perusteltua kummankin osapuolen oikeutettujen etujen suojaamiseksi mahdollisissa riitautustilanteissa.
2. Mitä tietoja minusta käsitellään?
Rekrytointijärjestelmään tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa syntyneistä tiedoista.
- Nimi ja mahdolliset muut tunnistetiedot
- Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja osoite
- Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot ja osaaminen
- Rekrytointipäätökseen tarvittavat tiedot haastatteluista ja muista työhönottoprosessin vaiheista
- Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
3. Kauanko tietojani käsitellään?
Työnhakijan henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 1 vuoden ajan rekrytoinnin päättymisen jälkeen huomioiden asiaan liittyvien lakien määrittelemät kanneajat.
4. Ketkä henkilötietoja käsittelevät?
Rekisterinpitäjänä toimii NetNordic Finland Oy, y-tunnus 2696660-4, www.netnordic.fi.
Rekrytointijärjestelmää meille tarjoaa ja ylläpitää Teamtailor AB (rekisteröity Ruotsin yritysten rekisteröintitoimistoon rekisterinumerolla 556936-6668). Käytämme tietojen käsittelyyn tarvittaessa myös muita ulkoisia palveluntarjoajia, kuten soveltuvuustestejä toteuttavia tahoja, jos rekrytointiin sellainen tarve liittyy. Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
5. Miten tietojani suojataan?
Rekrytointijärjestelmä on rakennettu henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys huomioon ottaen ja tietoja suojataan muun muassa palomuurien, fyysisten laitetilojen suojaamisen, käyttöoikeuksien ja salausteknikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta.
Vain rajatulla joukolla on oikeus työnhakijoiden tietojen käsittelyyn. Tämä oikeus perustuu heidän työtehtäviinsä ja rooliinsa osana rekrytointeja. Kaikki käyttäjät tunnistautuvat järjestelmään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen avulla, ja kaikkia tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
6. Mitä oikeuksia minulla on?
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Sinulla on oikeus saada kopio henkilökohtaisista tiedoistasi, joita NetNordicin rekistereihin on tallennettu. Jos tiedoissasi on puutteita tai virheitä, korjaamme ne pyynnöstäsi viipymättä.
Voit myös itse kirjautumalla järjestelmään tarkastella ja muokata osaa tiedoistasi.
Oikeus poistaa tiedot ja ”tulla unohdetuksi”
Tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Oikeus tunnetaan myös oikeutena tulla unohdetuksi. Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi, jos käsittely on perustunut suostumukseen, tietoja on käsitelty lain vastaisesti tai tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
Tätä oikeutta ei ole, jos tietojen käsittely on NetNordicille välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi aktiivista käsittelyä. Voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi siksi aikaa, kun odotat päätöstä tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelyn perustana ovat yleisen edun mukaiset tehtävät, julkisen vallan käyttäminen tai oikeutetut edut, ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa käsittelyä.
Sinulla on myös aina oikeus vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada NetNordicille antamasi henkilötiedot meiltä koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle organisaatiolle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos uskot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai NetNordic Finland muutoin toimii vastoin tietosuojavelvoitteitaan. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
7. Keneen otan yhteyttä tietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa?
Kysymykset henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnin yhteydessä voi osoittaa rekrytointi-ilmoitukseen merkitylle yhteyshenkilölle tai osoitteeseen fi.rekrytointi@netnordic.com.
Jos haluat käyttää edellä lueteltuja tietosuojaoikeuksiasi, kerrothan viestissäni vähintään sen, mitä oikeutta haluat käyttää ja mitä henkilötietoja pyyntösi koskee.
